BAB 1
OTOMATISASI PERKANTORAN
1. Definisi Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang – orang didalam dan diluar perusahaan.
2. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :
1. Meminimalkan pengeluaran pada biaya
2. Pemecahan masalah kelompok
3. Pelengkap bukan pengganti
4. Penggabungan dan penerapan teknologi
5. Memperbarui proses pelaksaan pekerjaan di kantor
6. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
7. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baikdan lebih cepat.
3. Manfaat Otomatisasi Kantor
Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :
1. Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetensi lebih baik.
3. Pemevahan masalah kelompok/tim
4. Sebagai pelengkap bukan pengganti
5. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis
4. Pengguna otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yag bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :
1. Manager
2. Professional
3. Sekretaris
4. Clerical Employee (pegawai administratif)
5. Macam – Macam Sistem Otomatisasi Kantor
Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yang dapat diuraikan sebagi berikut :
1. Sistem Komunikasi Elektronik merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi – organisasi.
2. Sistem Kolaborasi Elektronik merupakan suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
3. Sistem Publikasi dan Pengolahan Image Elektronik merupakan sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen cetak.
4. Sistem Pengolahan Kantor merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang – orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas – aktivitas kerja mereka.
5. Sistem Elektronik Formal merupakan sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.
6. Sitem Elektronik Informal merupakan sitem yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
6. Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
a. Word processing
b. Electronic mail
c. Voice mail
d. Electronic Calendaring
e. Audio Conferencing
f. Video Conferencing
g. Computer Conferencing
h. Facsimile Transmission
i. Video text
j. Image Storage and Retrieval
k. Desktop publishing
l. Spread Sheet
7. Faktor – faktor yang Memengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor
Faktor – faktor yang dapat memperngaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Jenis Organisasi
b. Pilihan pribadi
c. Sumber daya OA yang tersedia
8. Dampak Otomatisasi Perkantoran
Adapun beberapa dampak dari otomatisasi perkantoran sebagai berikut :
a. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
1. Angkatan Kerja Wanita
2. Pekerja Profesional dan Teknis
3. Manajer dan Administrator
4. Pegawai Administrasi
b. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
c. Dampak terhadap Manajemen Menengah
d. Dampak terhadap Operasi Perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar